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# Automatische Lieferantenbenachrichtigung - Altes Design

Die Funktion Automatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO ermöglicht es, Bestellungen (P.O.s) automatisch per E-Mail an Lieferanten zu senden, sobald sie vollständig genehmigt sind. Das spart Zeit, stellt eine rechtzeitige Kommunikation sicher und reduziert manuelle Nachverfolgung – besonders hilfreich in dynamischen Beschaffungsprozessen.

###### Wie es funktioniert

* Sobald eine P.O. vollständig genehmigt ist, sendet DPO sie automatisch an die im Lieferantenprofil gespeicherte E-Mail-Adresse
* Falls Anhänge markiert wurden, werden diese automatisch mitgeschickt
* CC/BCC-Empfänger erhalten eine Kopie, wenn sie in den PDF-Einstellungen hinterlegt sind

### Benachrichtigungen für Lieferanten aktivieren

Um Benachrichtigungen für Lieferanten zu aktivieren, gehe zu **Verwaltung → Lieferanten** und aktiviere das Kontrollkästchen **„Final genehmigte Purchase Orders automatisch an alle neuen Lieferanten via E-Mail verschicken"**, um Benachrichtigungen für alle neuen Lieferanten standardmäßig zu aktivieren.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2025-09-15-at-13030_ondfw0.png =735xauto)

**Automatische E-Mail-Benachrichtigungen für einzelne Lieferanten aktivieren**

1. Bearbeite das Profil des gewünschten Lieferanten
2. Aktiviere die Checkbox **„Automatische E-Mail Benachrichtigung“**
3. Stelle sicher, dass eine gültige E-Mail-Adresse im Lieferantenprofil hinterlegt ist


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2025-09-15-at-13071_rwnuor.png =615xauto)

### CC- oder BCC-Empfänger hinzufügen

1. Klicke auf **Verwaltung > PDF Einstellungen**
2. Unter **Automatische E-Mail-Benachrichtigung** kannst du zusätzliche Empfänger eintragen:
* **CC** → Zur Info in Kopie.
* **BCC** → Verdeckt in Blindkopie → So bleibst du über alle versendeten P.O.s informiert.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2025-09-15-at-13110_1dgj9zl.png)


### Anhänge mitsenden (optional)
Standardmäßig werden **keine Anhänge** an den Lieferanten versendet.

1. Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu **Verwaltung → Lieferanten → Einstellungen**.
2. Aktiviere die Option **„Erlaube es, einzelne Anhänge einer P.O. nach finaler Genehmigung an den Lieferanten zu mailen“**.
3. Stelle sicher, dass für den Lieferanten eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-05-um-0_1gajbek.png =633xauto)



4. Öffne eine P.O. und lade Anhänge über das **Büroklammer-Symbol** hoch.
5. Nach dem Hochladen erscheint ein **Mail-Symbol** neben dem Anhang.
6. Nach Freigabe der P.O. wird der Anhang automatisch zusammen mit der P.O. an den Lieferanten gesendet.
7. Das **Mail-Symbol wird grün**, sobald der Anhang erfolgreich an den Lieferanten versendet wurde.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-05-um-1_1ingff.png =603xauto)



###### Du siehst das Büroklammer-Symbol in der P.O. nicht? Aktiviere die entsprechende Berechtigung.

**Wenn du kein Admin bist:** Kontaktiere deinen DPO-Buch-Administrator, um Zugriff anzufordern.

**Wenn du Administrator bist: G**ehe zu **Verwaltung → Nutzer**, öffne das entsprechende **Benutzerprofil** und wechsle zu **Berechtigungen**. Aktiviere dort das Kontrollkästchen **„Darf Anhänge hinzufügen“** und klicke anschließend auf **„Speichern“**, um deine Änderungen zu bestätigen.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-05-um-1_ox4n24.png =595xauto)


**Fragen?**
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