Erste Schritte in DPO 1/2

Willkommen bei DPO! In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, welche grundlegenden Einstellungen du möglicherweise noch vornehmen musst, bevor du gemeinsam mit deinem Team loslegst. So stellst du sicher, dass alles bereit ist, um deine erste P.O., Rechnung oder Abrechnung hochzuladen und dein Team einzuladen und zu verwalten.

Schritt 1: Einloggen und Profileinstellungen anpassen

Sobald du eingeladen wurdest, erhältst du eine E-Mail. Folge den darin beschriebenen Schritten und erstelle dein Konto. Danach kannst du deine persönlichen Profileinstellungen vornehmen – zum Beispiel Sprache und E-Mail-Benachrichtigungen.

Nach Erhalt der Einladung öffnest du deinen E-Mail-Account und klickst in der Einladungs-E-Mail auf den ersten Link. Du wirst automatisch auf die DPO-Seite weitergeleitet, wo du ein Passwort für deinen neuen Zugang festlegst. Anschließend meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort an. Nach dem Login wirst du direkt in deinen Account weitergeleitet. Dort siehst du deine verfügbaren Projekte und kannst das gewünschte Projekt durch Anklicken des entsprechenden Buch-Symbols öffnen.

Über das Profil-Icon (oben rechts) erreichst du deine Kontoeinstellungen. Dort kannst du persönliche Daten, Passwort und MFA verwalten sowie Benachrichtigungen, Sprache, Region und Standardwährung einstellen.

Schritt 2: Projektinformationen

Über das Drei-Linien-Menü gelangst du zu den Administrationseinstellungen. Unter Projektinformationen verwaltest du Projektdaten und legst Nutzungsgrenzen fest; zusätzliche Ressourcen können jederzeit hinzugefügt werden.

Schritt 3: Lieferanten

Unter Administration → Lieferanten kannst du Lieferanten anlegen oder bearbeiten. Neue Lieferanten werden über + Neuen Lieferanten hinzufügen erstellt; größere Lieferantenlisten können mithilfe der Importvorlage unter Administration → Import durch das DPO-Support-Team importiert werden.

In den Lieferanteneinstellungen legst du Pflichtfelder fest, bestimmst, wer Lieferanten anlegen darf, und kannst die automatische Lieferantencodenummerierung aktivieren. Dabei definierst du Startnummer, Stellenanzahl und optional ein Präfix und aktivierst die Funktion durch Speichern.

Schritt 4: Kontenplan

Der Kontenplan kann unter Verwaltung → Kontenplan bearbeitet werden. Dort lassen sich Konten hinzufügen oder anpassen, Anzeigeoptionen festlegen und der Kontenrahmen sperren. Größere Kontenlisten können über den DPO Support **mithilfe der Importvorlage unter **Verwaltung → Import importiert werden.

Schritt 5: Konten - Zusatzfelder

Zusätzliche Felder (z. B. KOST, KSK, SET) **können **für P.O.s, Rechnungen und Belege **unter **Verwaltung → Konten → Zusatzfelder angelegt und exportiert werden. Neue Felder erstellst du über Neue Version erstellen und Neues Feld hinzufügen, inklusive Feldname, Typ, Sichtbarkeit und Pflichtfeldoption. Unterstützte Typen sind COA, Value List, Text, Letters und Numbers.

Schritt 6: Steuern (für Rechnungen)

Unter Verwaltung → Steuern kannst du Steuersätze für Rechnungen und Belege hinzufügen oder anpassen. Bei angebundener Buchhaltungs- oder PSL-Integration müssen Bezeichnungen und Kontonummern exakt übereinstimmen.

Aktiviere eine Steuerart über das Stift-Symbol und setze „Auf Rechnung verwenden“. Optional kannst du sie als Pflichtfeld markieren und den Modus festlegen. Mit „Speichern“ wird die Steuer für Rechnungen und Belege aktiviert.

Im Listenmodus öffnest du die Steuerart, klickst auf das Plus-Symbol (+) und legst einen Steuersatz mit Name, Prozentsatz, optionalem Gültigkeitszeitraum und Kostenkonto an. Nach dem Speichern steht der Steuersatz für Rechnungen und Belege zur Verfügung.

Schritt 7: Genehmigungsstufen einrichten

Genehmigungsstufen werden in der Verwaltung separat für Genehmigungsstufen (P.O.s), Rechnungen und Belege eingerichtet.

1. Gehe zu Verwaltung → Genehmigungsstufen für P.O.s, Rechnungen oder Belege, wähle die Anzahl der Stufen und füge sie hinzu oder ordne sie neu.

2. Lege anschließend die Bedingungen pro Stufe fest (z. B. Dokumenttyp oder Nettobetragsgrenzen).

2. Füge Genehmiger über „Neuen Genehmiger hinzufügen“ hinzu, aktiviere bei Bedarf „Separate Genehmigung für jede Abteilung“ und speichere deine Änderungen.

Schritt 8: Rechnungen

Für Rechnungen kannst du zwischen manueller und automatischer Einreichung in den Genehmigungsworkflow wählen und diese Einstellung jederzeit ändern.

• Bei der manuellen Einreichung werden Rechnungen per Klick versendet.
• Bei der automatischen Einreichung werden Rechnungen automatisch weitergeleitet, sobald sie vollständig mit einer P.O. verknüpft sind.

Schritt 9: Teammitglied einladen

1. Du kannst nun Teamkollegen einladen. Gehe zu Verwaltung → Benutzer, klicke auf „+ Neue Nutzer einladen“, gib die E-Mail-Adresse ein und lege die Sichtbarkeit für P.O.s, Rechnungen und Belege fest.

2. Weise dem Benutzer Abteilungen, Berechtigungen und optional Genehmigungsstufen zu, lege die Benutzerrolle fest

2. Wähle die Berechtigungen für den Benutzer aus. Beispiele für verfügbare Optionen:

• Nimmt Kontierung vor → Darf Kostenkonto auszufüllen.
• Darf Kostenkonto verändern → Ermöglicht das Bearbeiten von Kostenfeldern jederzeit.
• Darf Rechnungen verwalten → Muss aktiviert sein, damit der Tab Rechnungseingang angezeigt wird.
• Beleg-Prüfung → Ermöglicht es, Top Sheets direkt zur Genehmigung zu senden und sie jederzeit zu bearbeiten.
• Darf P.O.s annullieren → Kann POs Annullieren.
• Darf P.O.s verändern → Erlaubt das Verändern von P.O.s.
• Belege aus Genehmigung entfernen → Erlaubt es, Belege aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen.

2. Zum Abschluss legst du die Kommentareinstellungen fest und klickst auf „Einladen“, um die Benutzereinladung zu versenden.

Aktualisiert am: 12/01/2026