Genehmigungsliste

In diesem Artikel wird erklärt, wie du die Genehmigungsliste in DPO verwendest. Du erfährst, wie du Rechnungen, Belege und P.O. anzeigen, verwalten und genehmigen kannst, die auf deine Überprüfung warten. Außerdem wird beschrieben, wie du den Genehmigungsstatus nachverfolgen, Detailinformationen abrufen und notwendige Aktionen direkt aus der Liste heraus durchführen kannst.

Übersicht - Genehmigungsliste

In der Genehmigungsliste findest du auf der linken Seite drei Tabs: P.O.s, Rechnungen und Spesen. Diese Ansicht zeigt alle Vorgänge, die deine Genehmigung erfordern, an einem zentralen Ort. Sobald alle Genehmigungen abgeschlossen sind, ist die Liste leer. Zusätzlich kannst du die Suche nutzen, nach Datum filtern und die Sammeldruckfunktion verwenden, um Genehmigungen effizienter zu verwalten.

So genehmigst du eine P.O.

1. Öffne deine Genehmigungsliste und wähle den Tab P.O.-Genehmigungen, um nur die P.O.s anzuzeigen, bei denen du als nächster Genehmiger vorgesehen bist. So wird sichergestellt, dass keine Genehmigungen übersehen oder verzögert werden.

2. P.O. prüfen und genehmigen

• Auf der linken Seite siehst du die Genehmigungskette mit den bereits erfolgten Freigaben und dem nächsten Genehmiger.
• Im mittleren Bereich wird der Antragsteller angezeigt – klicke auf den Namen, um ihm direkt eine E-Mail zu senden.
• Oben rechts findest du alle relevanten Lieferanteninformationen.

3. Wenn Kontocodes **erforderlich sind, gib für jede Position die entsprechenden **Codes ein.
4. Wähle eine der folgenden Aktionen:

• P.O. genehmigen
• P.O. ablehnen
• An einen vorherigen Genehmiger zurücksenden (falls aktiviert) – Beim Zurücksenden einer Bestellung solltest du einen Kommentar hinzufügen, um deine Entscheidung zu erläutern.

Schnellfreigabe für Rechnungen & Top Sheets

Mit der Schnellfreigabe kannst du Rechnungen und Top Sheets direkt aus der Liste genehmigen oder ablehnen, indem du auf das grüne Daumen-hoch- oder rote Daumen-runter-Symbol klickst. Diese Funktion kann im Admin-Bereich unter Rechnungen und Belegen konfiguriert werden, wo du je nach Bedarf beide Optionen oder nur eine davon aktivieren kannst.

So genehmigst du eine Rechnung

Öffne den Tab Genehmigungsliste, um alle Rechnungen anzuzeigen, die auf deine Genehmigung warten. Ist die Schnellfreigabe für dein Projekt aktiviert, kannst du Rechnungen direkt aus der Liste genehmigen oder ablehnen, indem du auf das grüne Daumen-hoch- oder rote Daumen-runter-Symbol klickst.

Filtern und Suchen

Verwende Filter, um bestimmte Rechnungen zu sortieren und zu finden:

• Abgeglichene P.O. – zeigt Rechnungen, die mit einer P.O. verknüpft sind
• Über P.O. / Unter P.O. – zeigt Rechnungen, die über oder unter der P.O. liegen
• Datumsfilter – schränkt die Ergebnisse nach Rechnungsdatum ein
• Suchleiste – suche nach Rechnungen anhand des Lieferantennamens oder anderer Details

Rechnungen prüfen und genehmigen

Öffne eine Rechnung, prüfe Details und die verknüpfte P.O., füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu und genehmige oder lehne ab. Die nächste Rechnung wird automatisch geladen; ist alles erledigt, ist die Liste leer.

Kannst du die verknüpfte P.O. in der Rechnungsübersicht während der Genehmigung nicht sehen?

Wenn du kein Admin bist, wende dich an deinen DPO Book Administrator, um Zugriff zu beantragen.

Ist die Berechtigung „Darf Rechnungen verwalten“ nicht aktiviert, muss eine Benutzerrolle erstellt werden, die das Anzeigen von mit Rechnungen verknüpften P.O.s erlaubt. Weise diese Rolle den Benutzern zu, die P.O.-Informationen innerhalb von Rechnungen sehen sollen, ohne Zugriff auf den Rechnungseingang zu erhalten.

Wie man ein Top Sheet genehmigt

Öffne den Tab „Belege“, um deine Liste zu öffnen und alle Top Sheets anzuzeigen, die auf deine Genehmigung warten. Nutze anschließend die Filter, um bestimmte Top Sheets zu sortieren und gezielt zu finden – zum Beispiel über Datumsfilter, um die Ergebnisse nach dem Erstellungsdatum einzugrenzen, oder über die Suchleiste, um Top Sheets anhand des Lieferantennamens oder anderer Details zu suchen.

Klicke auf ein Top Sheet, um die Details und Positionen zu prüfen. Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu und genehmige oder lehne es ab. Das nächste Top Sheet wird automatisch geladen; sind alle bearbeitet, ist die Liste leer.

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Aktualisiert am: 13/01/2026